Depois de uma reestruturação empresarial, a atenção costuma se voltar rapidamente para a operação principal, deixando áreas de apoio, como financeiro, RH e administrativo, com a mesma estrutura que tinham antes da mudança, mesmo quando o porte e a complexidade da empresa já são visivelmente outros. Conforme a Fource Consultoria Empresarial, especializada em inteligência de mercado, reestruturação empresarial e gestão de ativos, esse descompasso costuma gerar ineficiência silenciosa: áreas de apoio dimensionadas para uma realidade que já não existe mais.
A seguir, veja como conduzir esse redesenho de forma estruturada.
Primeiro, mapeie o que as áreas de apoio realmente entregam hoje
Antes de redesenhar qualquer estrutura, é preciso entender o que cada área de apoio efetivamente entrega no momento presente, não o que entregava antes da reestruturação nem o que deveria entregar segundo o organograma original. Esse mapeamento costuma revelar atividades que perderam relevância e outras que cresceram sem acompanhamento formal de estrutura.
Um exercício útil é listar, área por área, quais entregas sustentam diretamente a operação principal e quais existem apenas por inércia histórica. Atividades que ninguém questiona há anos, simplesmente porque sempre foram feitas daquela forma, costumam ser as primeiras candidatas a revisão nesse tipo de mapeamento.
Além disso, esse mapeamento deve incluir uma conversa direta com quem consome os serviços dessas áreas de apoio no dia a dia. Áreas operacionais costumam ter uma percepção mais precisa do que realmente funciona bem e do que gera atrito, informação que raramente aparece de forma clara apenas olhando para o organograma formal da empresa.
Depois, redimensione conforme o novo porte da operação
Com o mapeamento em mãos, o próximo passo é redimensionar cada área de apoio proporcionalmente ao novo porte da operação, que pode ser menor depois de uma reestruturação de corte de custos ou maior depois de uma reestruturação voltada a crescimento e consolidação.
A Fource aponta que esse redimensionamento não deve ser proporcional de forma linear ao tamanho da operação principal. Algumas funções de apoio têm custo fixo relevante, independentemente do porte da empresa, enquanto outras escalam quase diretamente com o volume de operação, e tratar as duas da mesma forma costuma gerar dimensionamento incorreto em um dos sentidos.
Áreas com custo predominantemente fixo, como parte da estrutura financeira ou jurídica, tendem a precisar de ajuste apenas em casos de mudança significativa de complexidade, não de volume. Já áreas como atendimento ou suporte administrativo costumam acompanhar mais diretamente o crescimento ou a redução da operação principal.
Em seguida, redefina processos, não só o organograma
Redesenhar áreas de apoio apenas no nível do organograma, sem revisar os processos que sustentam o trabalho dessas áreas, tende a preservar ineficiências antigas dentro de uma estrutura nova. O problema raramente está só em quantas pessoas existem numa área, mas em como o trabalho é efetivamente feito dentro dela no dia a dia.
Na perspectiva da Fource Consultoria, revisar processos junto com a estrutura permite identificar retrabalho, aprovações desnecessárias e etapas que existiam apenas para compensar uma limitação que a reestruturação já resolveu de outra forma. Redesenhar só o organograma, sem tocar nesses processos, costuma manter o mesmo nível de ineficiência operacional, só que agora com um custo de pessoal diferente do original.
O que evita que as áreas de apoio voltem a inchar?
Áreas de apoio tendem a crescer aos poucos, mesmo depois de bem redesenhadas, à medida que novas demandas pontuais vão se acumulando sem que ninguém questione se a estrutura atual ainda é adequada para atendê-las com eficiência.
No entendimento da Fource Consultoria, estabelecer revisão periódica dessas áreas, com a mesma disciplina aplicada a áreas operacionais, evita que esse ciclo de inchaço se repita silenciosamente. Tratar áreas de apoio como parte relevante da estratégia da empresa, e não como estrutura secundária que só é revisada em momentos de crise, sustenta o alinhamento conquistado logo depois da reestruturação.
Essa disciplina de revisão contínua também facilita identificar, com antecedência, quando uma nova mudança de porte da empresa vai exigir ajuste nas áreas de apoio, em vez de esperar até que o descompasso já esteja gerando atrito visível na operação do dia a dia da empresa.
